Réaliser un cahier des charges est une étape clé à ne pas négliger. C’est le point de départ de la mission. Que vous souhaitiez solliciter un service support en interne de votre entreprise ou d’autant plus si vous souhaitez confier la réalisation de la mission à un prestataire externe, il est important de passer le temps nécessaire à la préparation de votre brief client.
Les conseils que nous vous proposons pour comprendre comment faire un bon brief client s’appliquent aussi bien à une étude marketing qu’à une étude socio-économique.
Dans cet article, nous vous informons sur les 6 points de vigilance pour un cahier des charges réussi afin qu’il remplisse son rôle de facilitateur entre donneur d’ordre et prestataire. Cela vous sera particulièrement utile si vous souhaitez faire appel à un prestataire extérieur. C’est en effet un préalable indispensable pour s’assurer de la bonne compréhension de votre besoin, du contexte et des enjeux par le prestataire qui réalisera cette mission pour vous.
Vous pouvez aussi retrouver notre petit guide, expliquant de manière plus concise les éléments à intégrer dans un cahier des charges. Une vidéo explicative vous attend aussi en fin d’article.
1- Qu’est-ce qu’un brief client ? Pourquoi est-il si important ?
Le brief client, aussi appelé cahier des charges, apporte le cadre nécessaire au bon déroulement de l’étude. L’objectif du brief est de décrire vos attentes, attentes qui s’inscrivent dans un contexte particulier. Le brief doit décrire clairement votre contexte et vos objectifs : c’est sur cette base que votre prestataire vous proposera une méthodologie pour répondre à vos attentes et un budget pour déployer cette méthodologie. Il est donc important que le brief soit bien structuré et suffisamment détaillé. Un soin particulier doit être porté à la rédaction en cherchant à le rendre le plus clair et compréhensible possible. Il permettra au prestataire de réaliser une étude qui sera en accord avec vos besoins. C’est bien là tout l’enjeu d’un cahier des charges réussi.
Passer du temps à rédiger un brief client permet d’en gagner beaucoup par la suite. C’est mettre toutes les chances de son côté pour que la mission soit une réussite. Cela permet en effet d’éviter les mauvaises surprises liées à une incompréhension entre donneur d’ordre et prestataire.
2- Les 6 points clés pour réussir son brief client
Nous vous proposons un plan en 6 parties pour rédiger un brief efficace.
2.1.Le contexte
Replacer l’étude dans son contexte est un premier point essentiel :
En premier lieu, décrivez l’activité de votre structure, puis préciser quelle est sa taille , son histoire, dans quel type d’environnement évolue-t-elle ?
Ensuite, expliquez ce qui a généré le besoin de réaliser cette étude marketing ou socio-économique.
2.2.Les objectifs
Cette partie doit préciser le but de l’étude. Qu’attend-on comme résultats et surtout à quoi doivent-ils servir ? Quelles sont les informations que l’on cherche à obtenir grâce à cette étude ?
Ce sont ces questions que doivent se poser les rédacteurs du brief avant de les synthétiser dans ce dernier. Il est parfois nécessaire de constituer une équipe responsable de la préparation de ce cahier des charges car différents services peuvent avoir des attentes concernant les résultats de cette étude. Leurs motivations et intérêts sont parfois très différents et préparer ensemble le brief met en exergue ces divergences. Il est important de les déceler au plus tôt au lieu de se précipiter et devoir gérer ensuite des échanges avec les différents prestataires sollicités pour les informer d’une évolution de la demande.
2.3.La méthodologie pressentie
Ce point est le plus délicat. Le fait de décrire précisément la méthodologie que le prestataire devra déployer a des avantages mais aussi des inconvénients.
Voyons d’abord les avantages de détailler une méthode ou un mode opératoire précis dans votre brief client :
- comparer facilement les offres entre elles d’un point de vue budgétaire
- guider le travail du prestataire
- le travail du prestataire est une externalisation d’une tâche que vous auriez pu faire par vous-même
Passons aux inconvénients :
- limiter la force de proposition du prestataire et ne pas bénéficier de son expérience
- être surpris du coût car si la méthode est très précise sur le volume de répondants attendus par exemple, le prestataire va répondre à votre demande en terme de méthode et cela peut vite faire grimper le montant du devis
Si le contexte et les objectifs sont bien décrits, le prestataire aura suffisamment de matière pour estimer quelle est la cible est à étudier. D’ailleurs, cela passe souvent par des demandes de précisions de sa part. Cela peut même être réducteur d’imposer le choix de la cible à étudier. Le prestataire avec son regard extérieur et son expérience peut proposer une méthodologie qui viendra à l’encontre de ce qui aura pu être envisagé initialement. C’est souvent cette première étape d’échanges avec le prestataire qui révèle les enjeux de l’étude et les prémices d’une méthodologie. Il est intéressant de laisser la possibilité au prestataire de proposer une méthode alternative si le brief client comporte déjà des éléments précis concernant la population à étudier.
Si c’est la population à étudier est bien détaillée, il faut alors donner un maximum d’informations concernant cette population : décrire précisément quelles sont ses caractéristiques.
Ainsi, il peut être intéressant de proposer une méthodologie, mais il est important de rester ouvert aux propositions du prestataire.
2.4. Les livrables attendus
Est-ce que les résultats de l’étude doivent venir compléter une étude plus globale et dans ce cas rester sous une forme brute lors de leur livraison ou est-ce que les résultats de l’étude doivent être livrés prêts à communiquer auprès d’une audience qui est à définir ? Les livrables peuvent en effet prendre une à plusieurs formes listées ci-dessous selon leur degré de finesse :
- données brutes (fichier .csv ou .xls)
- données traitées, avec, par exemple, la livraison des tableaux des tris à plat et éventuellement tris croisés.
- rapport de synthèse présentant les résultats clés sous forme de graphiques et tableaux commentés
- rapport d’analyse présentant les principaux résultats sous forme de graphiques et tableaux commentés complétés par une mise en exergue des constats et enjeux
- une partie conseil peut être développée avec des préconisations sur des actions à mener par exemple
- des supports de communication des résultats peuvent être attendus comme des infographies de synthèse ou des videos (data storytelling)
- …
Il est indispensable d’indiquer le type de rendu souhaité.
On peut aussi envisager des livraisons intermédiaires (résultats partiels, reporting,…). Tout cela doit être indiqué dans le brief client car cela impacte le temps nécessaire à consacrer à la mission et aura donc des répercussions sur le planning et le budget.
2.5.Le planning
Cette partie donne l’échéancier attendu. Il faut a minima indiquer la date à laquelle vous avez besoin des résultats. On parlera donc plutôt de retroplanning. Le fait de partir de la date de rendu permet de structurer les différentes étapes amont et peu avoir un impact sur la méthodologie à déployer. Ainsi, on ne va pas pouvoir réaliser un volume d’enquêtes important ou un rapport d’analyse approfondi si les résultats sont attendus dans un délai court. Pour le planning attendu : date des réunions éventuelles, de début de l’enquête, de remise de résultats,…
2.6. Le budget (facultatif mais qui a son importance)
Trop souvent aucune indication budgétaire n’est donnée et pourtant, cela donne un sérieux éclairage sur la méthodologie à déployer.
Le budget n’a pas besoin d’être donné précisément mais une fourchette ou un montant à ne pas dépasser sont des indications qui vont guider le prestataire dans les choix méthodologiques qu’il va inclure dans sa proposition.
Ces 6 points clés sont les éléments essentiels pour faire un bon brief client pour une étude. Bien évidemment, d’autres éléments peuvent s’y ajouter. Le rédacteur est totalement libre de proposer une méthodologie sur laquelle il a déjà travaillé par exemple. Transmettre des annexes comme une précédente étude ou un questionnaire déjà travaillé est parfois aussi très utile.
Plus un brief client est détaillé, plus il sera facile pour votre interlocuteur de comprendre vos attentes et de pouvoir y répondre. Cependant, veillez à vous concentrer sur l’essentiel et ne pas noyer le brief de détail superflus. Si la partie contexte est indispensable, elle doit rester courte. Idéalement un cahier des charges tient sur 2 pages et ne doit pas dépasser 6 pages.
Il faut mentionner toutes les spécificités, attentes ou contraintes propres au projet dont vous avez connaissance en amont de la réalisation de la mission. Ce cadre permet au prestataire d’envisager la méthodologie la plus adaptée à votre contexte et contraintes.
Rédiger consciencieusement votre cahier des charges n’est pas une perte de temps, bien au contraire.
A vous de jouer !
Les bonnes pratiques à privilégier :
Qui sont les personnes ressources en interne en charge de préparer cette mission ? qui sont les services pouvant apporter des compléments d’information ?
Quels acteurs sont concernés ? L’étude est-elle entièrement ou partiellement sous-traitée ? S’il existe plusieurs intervenants, quel est le rôle de chacun ? Quelles sont les contraintes à respecter ? Existe-t-il des éléments en place ou faut-il réaliser l’étude dans sa globalité ?…
Retrouvez notre vidéo pour comprendre comment faire un bon brief client pour faire réaliser une étude marketing ou une étude socio-économique :
Vous pouvez retrouver notre autre article sur le sujet : Ce petit guide vous présentera de façon concise les éléments à intégrer à un cahier des charges pour une étude marketing ou socio-économique. Vous y trouverez également un modèle CANVA pour vous accompagner dans cette étape.
